Politicas de privacidad

10. Transferencia: Operación que tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

11. Transmisión: Operación sobre datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

12.Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en la presente Política.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a unas finalidades legítimas de acuerdo con las Leyes, y que están consagradas en la presente Política y las cuales deben ser informadas al Titular.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en las Leyes.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en las Leyes y según los términos de las mismas.

POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE COMERCIAL DE RECAUDOS

COMERCIAL DE RECAUDOS solicitará autorización para el tratamiento de los datos personales suministrados por los clientes, empleados y proveedores, a través de mecanismos automatizados o por medio de la suscripción de un documento (autorización, contrato, formato de vinculación, documento de confidencialidad, o documento equivalente).

COMERCIAL DE RECAUDOS procurará que la información recolectada sobre los titulares sea la mínima posible para las finalidades de prestar el servicio o suministrar el producto, prefiriendo la información que sea pública y se pueda conseguir en internet o en otros medios de comunicación.

COMERCIAL DE RECAUDOS cuidará de garantizar el derecho del hábeas data a los titulares de conocer, actualizar, suprimir y rectificar sus datos personales.

COMERCIAL DE RECAUDOS Los datos personales actualmente contenidos en las bases de datos de COMERCIAL DE RECAUDOS serán suprimidos una vez cumplidas sus finalidades y siempre que no sean necesarios para dar cumplimiento a un contrato, servicio o producto, de acuerdo con el Artículo 11 de la Ley 1581 de 2012. Para que COMERCIAL DE RECAUDOS pueda determinar que los datos ya no son requeridos para la prestación de servicios o productos, el titular presentará un reclamo de acuerdo con lo indicado en el Numeral 8 de este documento, indicando su voluntad de que se supriman los datos personales de las bases de datos de COMERCIAL DE RECAUDOS.

COMERCIAL DE RECAUDOS podrá conservar bases de datos personales, cuando éstos hagan referencia a los contratos, actos y negocios efectuados en el marco de las actividades directas e indirectas de la Compañía, y para que sirvan de asiento contable y como parte de sus papeles y libros del comerciante de acuerdo con el Artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los Artículos 33 y 51 del Código de Comercio, y el Artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

COMERCIAL DE RECAUDOS podrá realizar la transferencia o transmisión, nacional o internacional de datos personales de clientes, empleados y proveedores para los fines de prestar o suministrar los productos y servicios. La Compañía podrá igualmente transferir o transmitir datos a países que no ofrecen un nivel adecuado de protección de acuerdo con los reglamentos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio, lo cual será informado al titular en la autorización de tratamiento de datos personales.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COMERCIAL DE RECAUDOS recopilará los siguientes datos personales de clientes y de empleados y proveedores, de forma completa o parcial, de acuerdo con las finalidades enunciadas. Los datos objeto de tratamiento podrán ser los siguientes:

1. Nombres y apellidos

2. Fecha y lugar de nacimiento

3. Direcciones postales y electrónicas (personales y laborales) 4.Profesión, oficio y nivel educativo

5. Número, lugar y fecha de expedición del documento de identidad 6. Compañía en la que labora o laboró y cargo

7. Nacionalidad y país de residencia

8. Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y laborales)

9. Información del domicilio donde recibe extractos bancarios

10. Datos públicos o personales requeridos para la prevención de conductas de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, fraude u otras actividades ilícitas

12.Datos públicos de cualquier clase

• Tratamiento de datos personales de clientes

COMERCIAL DE RECAUDOS realizará el tratamiento de datos personales de sus clientes, que para este propósito son titulares de datos personales, para las siguientes finalidades:

1. Evaluar y mejorar la calidad de los productos y servicios prestados por COMERCIAL DE RECAUDOS.

2. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con y/o por COMERCIAL DE RECAUDOS.

3. Dar a conocer las modificaciones o cambios que se efectúen en los productos o servicios de COMERCIAL DE RECAUDOS.

4. Verificar la información en bases de datos públicas o privadas, así como en información disponible en la web, para la prevención de actividades ilícitas, tales como lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, fraude u otras actividades ilegales.

5. Promocionar productos o servicios existentes o nuevos de COMERCIAL DE RECAUDOS.

6. Mantener una comunicación eficiente y oportuna con los titulares, respecto de los productos y servicios de COMERCIAL DE RECAUDOS.

7. Conocer las necesidades de los titulares respecto de los productos o servicios de COMERCIAL DE RECAUDOS.

8. Enviar comunicaciones sobre eventos, capacitaciones, u otra información comercial de COMERCIAL DE RECAUDOS, o de sus aliados.

9. Realizar la transmisión y/o transferencia de los datos personales a aliados, así como a terceros vinculados a COMERCIAL DE RECAUDOS (filiales, matrices, contraladas y controlantes) ubicados en Colombia o en cualquier parte del mundo, para el cumplimiento de las finalidades enunciadas en esta Política, así como realizar la transmisión a encargados para el almacenamiento de los datos personales. En algunos casos, COMERCIAL DE RECAUDOS podrá transmitir o transferir los datos personales a países que no proveen un nivel adecuado de protección de datos de acuerdo con la normatividad colombiana, lo cual se presentará al cliente en la autorización.

10. Entregarlos a autoridades de control y vigilancia, administrativas, de policía y judiciales, nacionales e internacionales, con base en un requerimiento legal o reglamentario y/o usar los datos personales en defensa de la propiedad y los derechos de COMERCIAL DE RECAUDOS, sus aliados o sus filiales, matrices, contraladas y controlantes.

11. Permitir el acceso a auditores o terceros que realicen auditorías propias de la actividad de COMERCIAL DE RECAUDOS, para lo cual se firmarán cláusulas de confidencialidad que impidan la revelación o acceso no autorizado sobre la información.

• Tratamiento de datos personales de empleados y proveedores

Previa autorización expresa e informada, COMERCIAL DE RECAUDOS realizará el tratamiento de los datos personales de empleados, contratistas, proveedores, así como de prospectos o candidatos de estos, para ejecutar las siguientes finalidades:

1. Cumplir con las obligaciones legales y contractuales de COMERCIAL DE RECAUDOS en la relación con los empleados, contratistas o proveedores, incluyendo el pago de remuneraciones, salarios, prestaciones sociales y demás derivadas de un contrato y/o de la legislación vigente.

2. Verificar la información en bases de datos públicas o privadas, así como en información disponible en la web, para la prevención de actividades ilícitas, tales como lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción, fraude u otras actividades ilegales.

3. Actualizar los datos y realizar la actualización de estos.

4. Realizar el envío de correos, memos, documentos, y cualquier información que sea de interés para los titulares.

5. Dar a conocer los cambios o ajustes que se presenten en desarrollo de la relación contractual o legal.

6. Evaluar y mejorar los productos y servicios prestados por COMERCIAL DE RECAUDOS.

7. Mantener un archivo de las personas que han colaborado, o han pretendido colaborar o ser empleados o proveedores de COMERCIAL DE RECAUDOS, y mantener las bases de datos con finalidades históricas y estadísticas.

DATOS SENSIBLES

COMERCIAL DE RECAUDOS declara que por regla general no recolectará o realizará el tratamiento de datos sensibles que puedan generar la discriminación y/o afecten la intimidad de los titulares.

No obstante, COMERCIAL DE RECAUDOS podrá, previa autorización expresa e informada de los titulares, realizar el tratamiento de datos sensibles, cuando éstos sean necesarios para el cumplimiento de las obligaciones contractuales de las partes y/o para cumplir cualquiera de las finalidades del tratamiento de datos dispuestas en este Política. 

En cada caso, COMERCIAL DE RECAUDOS solicitará autorización para el tratamiento de datos sensibles, informando cuáles de dichos datos tienen esta categoría, así como el carácter facultativo de proveer estos datos.

Así mismo, COMERCIAL DE RECAUDOS podrá realizar el tratamiento de datos sensibles de titulares, si éstos los han hecho públicos de manera manifiesta y cuando su tratamiento guarde relación con alguna de las finalidades contenidas en esta Política, siguiendo los principios de finalidad y necesidad.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.

COMERCIAL DE RECAUDOS aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes. Los datos de naturaleza reservada podrán ser proporcionados de manera escrita, oral, por medios electrónicos, magnéticos o digitales, o bien, por virtud de revisión de libros, expedientes o documentos. Además de los datos que posean un clara y evidente naturaleza confidencial, será información reservada o confidencial toda aquella que utilice cualquiera de las siguientes denominaciones: “Confidencial”, “Reservado”, “Secreto”, “Privado”, “Privilegiado”, “Especial” o “Exclusivo”.

La protección de la información de naturaleza reservada, confidencial o privilegiada a cargo de COMERCIAL DE RECAUDOS se desarrollará mediante los protocolos de seguridad de la información y los acuerdos marcos de confidencialidad establecidos por la empresa para proteger dicha información, por lo que su divulgación o revelación estará estrictamente supeditada a las estipulaciones establecidas en estos 

instrumentos legales. En consecuencia de lo anterior, será un deber de COMERCIAL DE RECAUDOS velar por el cumplimiento de las estipulaciones confidenciales y reservadas frente a terceros y por lo tanto guardará absoluta reserva sobre los datos que deban ser protegidos por estas disposiciones. Bajo ninguna circunstancia se revelarán datos que hagan parte de un secreto industrial o comercial.

TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

COMERCIAL DE RECAUDOS realizará la transmisión y la transferencia de datos personales a filiales, matrices, contraladas y controlantes, así como a sus aliados, para realizar las finalidades mencionadas en la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y en la autorización que se presente y acepte el titular. COMERCIAL DE RECAUDOS podrá realizar operaciones de transferencia de datos personales a responsables ubicados en

países con niveles adecuados de protección, de acuerdo con la reglamentación emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio. Así mismo, COMERCIAL DE RECAUDOS podrá realizar transferencias de datos a responsables ubicados en países que no se consideran que ofrecen niveles adecuados de protección de acuerdo con la SIC, para lo cual solicitará autorización al titular.

COMERCIAL DE RECAUDOS podrá realizar operaciones de transmisión de datos a encargados, especialmente para el almacenamiento de dichos datos, o para otras finalidades previamente informadas y consentidas por el titular. En los casos en donde COMERCIAL DE RECAUDOS realice la transmisión de datos personales a un encargado ubicado dentro o fuera de Colombia, dicho tratamiento será realizado de acuerdo con las finalidades establecidas en esta política.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de los datos personales objeto de tratamiento por parte de COMERCIAL DE RECAUDOS, están salvaguardados por los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales contenidos en las bases de datos de COMERCIAL DE RECAUDOS, cuando se determine que los datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y/o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a COMERCIAL DE RECAUDOS para el tratamiento de datos personales, salvo cuando se trate de datos públicos.
• Ser informado por COMERCIAL DE RECAUDOS del tratamiento realizado sobre los datos personales. Revocar la autorización para el tratamiento y solicitar la supresión de los datos personales, salvo cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Acceder de forma gratuita a los datos personales que sobre ellos reposen en las bases de datos de COMERCIAL DE RECAUDOS.

ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

COMERCIAL DE RECAUDOS garantizará que los titulares mantengan sus derechos del hábeas data de conocer, actualizar y rectificar los datos personales suministrados y objeto de tratamiento, por lo que los titulares podrán presentar consultas y reclamos, siguiendo los parámetros indicados a continuación.

Forma de presentación

El titular o su causahabiente hará llegar la consulta o reclamo a COMERCIAL DE RECAUDOS Suministrando lo siguiente:

• Nombre completo del titular.
• Motivo de la consulta o reclamo.
• Dirección de correo electrónico o dirección física en donde pueda ser contactado para enviar la respuesta.
• Copia del documento de identificación o un documento válido que acredite su identidad como titular de la información, o su calidad de causahabiente o apoderado. En caso de presentarse un reclamo, se deberán especificar los hechos y razones que dan lugar al reclamo y anexar la documentación que se quiera hacer valer.

Reclamos

Son las solicitudes de los titulares o sus causahabientes y que buscan la corrección, modificación, actualización o supresión de los datos personales contenidos en bases 

de datos de COMERCIAL DE RECAUDOS. Los reclamos serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles desde el momento de su recepción.

Si COMERCIAL DE RECAUDOS determina que requiere más tiempo para atender el reclamo, se enviará comunicación informando los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no será mayor a ocho (8) días hábiles.

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, COMERCIAL DE RECAUDOS incluirá una leyenda dentro de la base de datos que contenga la información de los reclamos en trámite, que diga “reclamo en trámite”, lo cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido y respondido.

Cualquier titular que haya otorgado autorización a COMERCIAL DE RECAUDOS para el tratamiento de datos personales, podrá solicitar la revocatoria de esta autorización y la supresión de los datos personales, presentando un reclamo. Sin embargo, la revocatoria de la autorización no

ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Consultas y Reclamos incompletos:

Si una consulta o reclamo es presentado de forma incompleta, por no dar claridad sobre su solicitud o pretensión, o no probar la calidad de titular, causahabiente o apoderado, COMERCIAL DE RECAUDOS informará al consultante o reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta o reclamo, para que éste subsane y complete los requisitos faltantes.

Si pasados dos (2) meses desde el momento en que se requiera al titular o su causahabiente para subsanar o completar la consulta o reclamo, el interesado no ha presentado la información requerida, COMERCIAL DE RECAUDOS entenderá que ha desistido de la consulta o reclamo.

Consultas

Son las solicitudes enviadas por los titulares o sus causahabientes o apoderados, en donde éstos buscan consultar los datos personales que se encuentran en las bases de datos de COMERCIAL DE RECAUDOS. Las consultas serán atendidas por COMERCIAL DE RECAUDOS dentro del término de diez (10) días hábiles.

CADUCIDAD DEL TRATAMIENTO

Para dar cumplimiento al principio de finalidad y caducidad de los datos personales, COMERCIAL DE RECAUDOS realizará el tratamiento de los datos personales legalmente obtenidos durante el tiempo que sea razonable y necesario para ejecutar las finalidades que dieron lugar a su tratamiento.

Una vez cumplida(s) la(s) finalidad(es) del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, COMERCIAL DE RECAUDOS procederá, dentro de un plazo razonable, a la supresión de los datos personales. Para que COMERCIAL DE RECAUDOS pueda determinar que los datos ya no son requeridos para la prestación de servicios o productos, el titular presentará un reclamo de acuerdo con lo indicado en el Numeral 8 de este documento, indicando su voluntad de que se supriman los datos personales de las bases de datos de COMERCIAL DE RECAUDOS.

No obstante, los datos personales podrán ser conservados cuando se requiera para propósitos legales o administrativos, cuando sean necesarios para la operación de COMERCIAL DE RECAUDOS, o cuando éstos hagan referencia a contratos, actos y negocios efectuados en el marco de las actividades directas e indirectas de la compañía, y que sirvan de asiento contable y como parte de sus papeles y libros del comerciante de acuerdo con el Artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los Artículos 33 y 51 del Código de Comercio, y el Artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

Así mismo, COMERCIAL DE RECAUDOS podrá conservar bases de datos personales, para finalidades históricas, estadísticas y científicas, incluso luego de cumplida su finalidad. En este último caso, COMERCIAL DE RECAUDOS tomará medidas razonables para realizar la anonimización de los datos personales.

LEY Y JURISDICCIÓN APLICABLE

La Política establecida anteriormente y los conflictos que puedan surgir respecto de su interpretación, uso, alcance y terminación, se rigen por la ley colombiana y se someten a los jueces y tribunales colombianos.

DATOS DE CONTACTO

COMERCIAL DE RECAUDOS S.A.S. es una empresa identificada con el NIT 901528805-8 y constituida el 3 de mayo de 2016. COMERCIAL DE RECAUDOS a dispuesto el siguiente medio para la recepción de consultas o reclamos relacionados con los datos personales:

ACTUALIZACIÓN

Las actualizaciones sustanciales de este documento de Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, en los casos que impliquen la inclusión o supresión de políticas o la modificación de las finalidades del tratamiento o de las formas para ejercer los derechos de los titulares, serán divulgadas a través de sitio web, correo electrónico, físico, o cualquier medio idóneo para divulgar las modificaciones a los titulares.

AVISO DE PRIVACIDAD (PARA SITIO WEB O APP)

De acuerdo con lo señalado por el Artículo 14 del Decreto 1377 de 2013, COMERCIAL DE RECAUDOS ha dispuesto el presente Aviso de Privacidad, para poner en conocimiento de los titulares la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”).

COMERCIAL DE RECAUDOS realiza el tratamiento de datos personales de los titulares dentro de la prestación de sus productos y servicios, para las siguientes finalidades:

a) Evaluar y mejorar la calidad de los productos y servicios prestados por COMERCIAL DE RECAUDOS.  

b) Darcumplimientoalasobligacionescontraídascony/ COMERCIAL DE RECAUDOS.

c) Dar a conocer las modificaciones o cambios que se efectúen en los productos o servicios de COMERCIAL DE RECAUDOS.

d) Verificar la información en bases de datos públicas o privadas, así como en información disponible en la web, para la prevención de actividades ilícitas, tales como lavado de activos,

financiación del terrorismo, corrupción, fraude u otras actividades ilegales.

e) Promocionar productos o servicios existentes o nuevos de COMERCIAL DE RECAUDOS.

f) Mantener una comunicación eficiente y oportuna con los titulares, respecto de los productos y servicios de COMERCIAL DE RECAUDOS.

g) Conocer las necesidades de los titulares respecto de los productos o servicios de COMERCIAL DE RECAUDOS.

h) Enviarcomunicacionessobreeventos,capacitaciones,uotrainformacióncomercial de COMERCIAL DE RECAUDOS, o de sus aliados comerciales, estos últimos entendidos como empresas que habilitan a COMERCIAL DE RECAUDOS a recibir o realizar pagos.

i) Realizar la transmisión y/o transferencia de los datos personales a aliados

comerciales, así como a terceros vinculados a COMERCIAL DE RECAUDOS (filiales, matrices, contraladas y controlantes) ubicados en Colombia o en cualquier parte del mundo, para el cumplimiento de las finalidades enunciadas en esta Política, así como realizar la transmisión a encargados para el almacenamiento de los datos personales. En algunos casos, COMERCIAL DE RECAUDOS podrá transmitir o transferir los datos personales a países que no proveen un nivel adecuado de protección de datos de acuerdo con la normatividad colombiana, lo cual será consentido previamente por el titular.

j) Entregarlos a autoridades de control y vigilancia, administrativas, de policía y judiciales, nacionales e internacionales, con base en un requerimiento legal o reglamentario y/o usar los datos personales en defensa de la propiedad y los derechos de COMERCIAL DE RECAUDOS, sus aliados comerciales y las filiales, matrices, contraladas y controlante.

k) Permitir el acceso a auditores o terceros que realicen auditorías propias de la actividad de COMERCIAL DE RECAUDOS, para lo cual se firmarán cláusulas de confidencialidad que impidan la revelación o acceso no autorizado sobre la información.

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR

A los titulares de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de COMERCIAL DE RECAUDOS, les asisten los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, solicitar prueba de la autorización para el tratamiento, revocar la autorización (salvo cuando exista un deber legal o contractual que requiera permanecer en la base de datos) y acceder de forma gratuita a los datos personales. 

DATOS DE CONTACTO

COMERCIAL DE RECAUDOS S.A.S. es una empresa identificada con el NIT 901.528.805 – 8 y constituida el 1 de octubre de 2021.

COMERCIAL DE RECAUDOS a dispuesto el siguiente medio para la recepción de consultas o reclamos relacionados con los datos personales:

compliance@comercialderecaudos.com